Política de tratamientos personales

POLÍTICA MANEJO DE INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES DE HELADOS TONNY SAS

I. GENERALIDADES

LA EMEPRESA, HELADOS TONNY SAS, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la cual tiene por objeto dictar las disposiciones generales para la protección de datos personales y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos así como el derecho a la información

Por lo anterior y teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, se permite formular la presente política en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje HELADOS TONNY SAS

El derecho al HÁBEAS DATA es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y le garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal. Por tanto, HELADOS TONNY SAS acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos tanto de clientes, accionistas, proveedores, aliados comerciales y empleados.

En virtud de lo anterior, dentro del deber legal y corporativo de HELADOS TONNY SAS de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, LA EMPRESA ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso a través de nuestro sitio web, correo, electrónico, información física, mensajes de texto, mensaje de voz, llamadas telefónicas, cara a cara, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones enviadas así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas, aliados estratégicos y vinculados.

II. DEFINICIONES

Los siguientes términos y significados hacen parte integral de la presente política. Lo anterior en aras de una mejor comprensión e interpretación de las mismas, la EMPRESA se permite establecer las definiciones de los términos relevantes usados en el mismo, los cuales para todos los efectos serán interpretados y entendidos conforme a la definición aquí plasmada; los términos y palabras no definidas continuación serán interpretadas por su significado legal, técnico o gramatical conforme a lo preceptuado en los artículos 28 y 29 del Código Civil y Ley 153 de 1887, así:

Autorización: Consentimiento que de manera previa, expresa e informada emite el titular de algún dato personal para que la compañía lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Base de datos personales. Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
Base de datos automatizada. Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software. Base de datos no automatizada. Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software.
Cesión de datos. Tratamiento de datos que supone su revelación a una persona diferente al TITULAR del dato o distinta de quien estaba habilitado como cesionario.
Custodio de la base de datos. Es la persona moral o física que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de LA EMPRESA
Dato personal. Es cualquier dato y/o información que identifique a una persona física o la haga identificable. Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo.
Datos personal sensible. Es una categoría especial de datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su TITULAR y en los casos previstos en la ley.
Encargado del Tratamiento. Es la persona física o jurídica, autoridad pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Fuentes Accesibles al Público. Se refiere a aquellas bases contentivas de datos personales cuya consulta puede ser realizada, por cualquier persona, que puede incluir o no el pago de una contraprestación a cambio del servicio de acceso a tales datos. Tienen esta condición de fuentes accesibles al público las guías telefónicas, los directorios de la industria o sectoriales, entre otras, siempre y cuando la información se limite a datos personales de carácter general o que contenga generalidades de ley. Tendrán esta condición los medios de comunicación impresos, diario oficial y demás medios de comunicación.
Habeas Data. Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.
Procedimiento de análisis y creación de Información. Es la creación de información respecto de una persona, a partir del análisis y tratamiento de los datos personales recolectados y autorizados, para fines de analizar y extraer perfiles o hábitos de comportamiento, que generan un valor agregado sobre la información obtenida del TITULAR de cada dato personal.
Procedimiento de Disociación. Hace referencia a todo tratamiento de datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable.
Principios para el tratamiento de datos. Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales, y el derecho a la información.
Propietario de la base de datos. LA EMPRESA, es propietaria de la base de datos el área que tiene bajo su responsabilidad el tratamiento de los mismos y su gestión.
Responsable del Tratamiento. Es la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, que recolecta los datos personales y decide sobre la finalidad, contenido y uso de la base de datos para su tratamiento.
Titular del dato personal. Es la persona física cuyos datos sean objeto de tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente.
Tratamiento de Datos. Cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se realizan sobre datos personales, tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros.
Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.
Violación de datos personales. Es el delito creado por la ley 1273 de 2009, contenido en el artículo 269-F del Código Penal Colombiano. La conducta prohibida es la siguiente:

“El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en base de datos, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”.

Violaciones de las Medidas de Seguridad de los Datos Personales. Será considerado incidente de seguridad aquella situación que implique una violación de las medidas de seguridad adoptadas por LA EMPRESA, para proteger los datos personales entregados para su custodia, sea como Responsable y/o Encargado, así como cualquier otra conducta que constituya un tratamiento inadecuado de datos personales en contravía de lo aquí dispuesto o de lo señalado en la Ley. Todo incidente de seguridad que comprometa los datos personales en poder de LA EMPRESA, deberá ser informado a la autoridad de control en la materia.

III. OBJETO

Adoptar y establecer las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal recolectados, tratados y/o almacenados por LA EMPRESA, en desarrollo de su objeto social, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento.

Las reglas contenidas en esta norma dan cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, en concordancia con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en cuanto a la garantía de la intimidad de las personas, ejercicio del habeas data y protección de datos personales, en concordancia con el derecho a la información, de manera que se regulen proporcionalmente estos derechos en LA EMPRESA , y se pueda prevenir la vulneración de los mismos.

Las reglas adoptadas en esta norma por LA EMPRESA, se adecúan a los estándares internacionales en materia de protección de datos personales.

De igual forma, con la implementación de ésta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes HELADOS TONNY SAS, ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Asimismo, a través de la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el literal K del artículo 17 de la referida ley.

IV. AMBITO DE APLICACIÓN

La presente política se aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o cuando le sea aplicable la norma al responsable y/o encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.

Los principios y disposiciones contenidos en esta norma de seguridad de la información de carácter personal, se aplicarán a cualquiera base de datos personales que se encuentren en custodia de LA EMPRESA, bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento.

Todos los procesos organizacionales de LA EMPRESA, que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, deberán someterse a lo dispuesto en esta norma.

V. DESTINATARIOS DE LA POLÍTICA.

La presente norma se aplicará y por ende obligará a las siguientes personas:

Representantes Legales y/o administradores de la compañía.
Personal interno de LA EMPRESA, directivos o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal.
Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a LA EMPRESA, bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se realice cualquier tratamiento de datos de carácter personal.
Los Accionistas, Revisor Fiscales (si lo hubiere) y aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario.
Personas públicas y privadas en condición de usuarios de los datos personales.
Las demás personas que establezca la ley.

VI. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La protección de datos de carácter personal en LA EMPRESA, estará sometida a los siguientes principios o reglas fundamentales, con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales y se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia, principios consagrados en normas internacionales, en la leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal.

Consentimiento informado o principio de Libertad.

El tratamiento de datos personales al interior de LA EMPRESA, sólo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del TITULAR. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del TITULAR salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del TITULAR.

El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de esta norma deben sujetarse a lo dispuesto en esta norma.

Finalidad del Dato.

El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al TITULAR para que éste exprese su consentimiento informado.

Calidad o veracidad del dato.

Los datos de carácter personal recolectados por LA EMPRESA , deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.

En el tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del TITULAR a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

Pertinencia del dato.

En la recolección de los datos personales por parte de LA EMPRESA , se deberá tener en cuenta la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos; por tanto deben ser datos adecuados, pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relación con la finalidad. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.

Acceso y Circulación Restringida.

Los datos personales que recolecte o trate LA EMPRESA, serán usados por esta sociedad solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el TITULAR del dato personal, por tanto, no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros.

Los datos personales bajo custodia de LA EMPRESA, no podrán estar disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y para brindar un conocimiento restringido sólo a los TITULARES o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia.

Temporalidad del dato.

Agotada la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal, LA EMPRESA, deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas de seguridad pertinentes y para tal fin se tendrán en cuenta las obligaciones de ley comercial en materia de conservación de libros de comercio y correspondencia del comerciante.

Seguridad del Dato.

LA EMPRESA, en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. LA EMPRESA , conforme la clasificación de los datos personales, implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

LA EMPRESA, y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, obligación que subsiste aún finalizada la relación contractual. Por lo que implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.

Deber de Información.

LA EMPRESA, informará a los TITULARES de los datos personales, así como a los responsables y encargados del tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado por la organización, así como respecto de la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Así mismo informará sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los TITULARES, procediendo al registro que exige la ley.

Protección especial de datos sensibles.

LA EMPRESA, no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico, y datos de salud, salvo autorización expresa del TITULAR y en aquellos casos de ley en los cuales no se requiera del consentimiento. La información personal de carácter sensible que se pueda obtener de un proceso de selección de personal será protegida a través de las medidas de seguridad altas.

VII. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Los TITULARES de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de LA EMPRESA, tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el Constitución Política y la Ley.

El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del TITULAR del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos. El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y serán ejercidos por el TITULAR del dato de manera exclusiva, salvo las excepciones de ley.

Derecho de Acceso.

Este derecho comprende la facultad del TITULAR del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales, y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos, sean éstas autorizadas o no.

Derecho de Actualización.

Este derecho comprende la facultad del TITULAR del dato de actualizar sus datos personales cuando éstos hayan tenido alguna variación.

Derecho de Rectificación.

Este Derecho comprende la facultad del TITULAR del dato de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

Derecho de Cancelación.

Este Derecho comprende la facultad del TITULAR del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.

Derecho a la Revocatoria del Consentimiento.

El TITULAR de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilitaba a LA EMPRESA, para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.

Derecho de Oposición.

Este derecho comprende la facultad del TITULAR del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. La Gerencia de LA EMPRESA, con base en los legítimos derechos que argumente el TITULAR del dato personal, hará un juicio de proporcionalidad o ponderación con el fin de determinar la pre eminencia o no del derecho particular del TITULAR del dato sobre otros derechos, verbigracia, el derecho de información.

Derecho a presentar Quejas y Reclamos o a ejercer Acciones.

El TITULAR del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos. LA EMPRESA , dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos de los TITULARES de los datos personales.

Derecho a otorgar Autorización para el tratamiento de datos.

En desarrollo del principio del Consentimiento Informado, el TITULAR del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en LA EMPRESA

De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:

Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
En casos de emergencia médica o sanitaria.
Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas.

En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del TITULAR, si tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.

VIII. DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE ESTA NORMA RESPECTO DE LAS BASES DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS.

Deberes para los RESPONSABLES del Tratamiento.

Cuando LA EMPRESA, o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuman la calidad de responsables del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al TITULAR, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización y consentimiento otorgada por el TITULAR.
c) Informar debidamente al TITULAR sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
i) Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del TITULAR.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta norma y en la ley.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

1) Informar al Encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del TITULAR, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m) Informar a solicitud del TITULAR sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los TITULARES.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes de los ENCARGADOS del tratamiento de datos personales.

Cuando LA EMPRESA, o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuman la calidad de encargados del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al TITULAR, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los TITULARES en los términos señalados en esta norma y en la ley. Esta función estará en cabeza de la Gerencia de LA EMPRESA
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los TITULARES.
g) Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley, respecto de aquellas quejas o reclamaciones no resueltas presentadas por los TITULARES de los datos personales.
h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el TITULAR y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se le presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los TITULARES.

1) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes comunes de responsables y encargados del tratamiento.

Además de los deberes antes descritos en cabeza de LA EMPRESA, y de cualquiera otra persona que asuma su condición de responsable o encargado del tratamiento, de manera complementaria asumirán los siguientes deberes cualquiera que sea su condición:

a) Aplicar las medidas de seguridad conforme la clasificación de los datos personales que trata LA EMPRESA.
b) Adoptar procedimientos de recuperación de desastres aplicables a los base de datos que contengan datos personales.
c) Adoptar procedimientos de Respaldo o Back Up de los base de datos que contienen datos personales.
d) Auditar de forma periódica el cumplimiento de esta norma por parte de los destinatarios de la misma.
e) Gestionar de manera segura las bases de datos que contengan datos personales.
f) Aplicar esta norma sobre protección de datos personales en armonía con la Política de Seguridad de la Información.
g) Llevar un registro central de las bases de datos que contengan datos personales que comprenda el historial desde su creación, tratamiento de la información y cancelación de la base de datos.
h) Gestionar de manera segura el acceso a las bases de datos personales contenidos en los sistemas de información, en los que actúe como responsable o encargado del tratamiento.
i) Disponer de un procedimiento para gestionar los incidentes de seguridad respecto de las bases de datos que contengan datos personales.
j) Regular en los contratos con terceros el acceso a las bases que contengan datos de carácter personal.

IX. PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE INFORMACIÓN, CONSULTA, PETICIÓN, ACCESO, RECLAMO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACION, CORRECCIÓN, OPOSICIÓN, SUPRESIÓN, CANCELACION Y OPOSICION.

En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data el TITULAR o el interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales, podrá acudir ante LA EMPRESA, en ejercicio del derecho de petición, con el fin de elevar, consultas o peticiones y/o reclamos, para lo cual se adoptará el siguiente procedimiento:

CONSULTAS O PETICIONES. Se entiende por consultas o peticiones, aquella que se ejerce con el fin de hacer exigibles entre otros, el derecho a conocer qué datos personales se tiene del TITULAR y la forma como éstos son manejados.
RECLAMOS: Son aquellos que se ejercen a través de las peticiones, para rectificación, actualización, corrección, oposición y supresión de sus datos personales, cuando se considere que se ha incumplido con cualquiera de los deberes sobre el manejo de la base de datos.

La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse en soporte escrito, sea este físico o mediante mensaje de datos, en las direcciones indicadas en el presente manual o en la que disponga públicamente LA EMPRESA para tal efecto en su página web. Sin perjuicio de la posibilidad que tiene la EMPRESA de disponer de otros medios para que el TITULAR de los datos personales ejerza sus derechos.

Toda petición deberá contener como mínimo la siguiente información:

Nombres y apellidos completos del TITULAR del dato personal y de su representante y/o de su apoderado, si es del caso, con indicación de su documento de identidad.

El TITULAR del dato y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, acreditará esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de su identidad, que podrá suministrar por medio físico o mensaje de dato

En caso de que de que el solicitante este representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento de contenido ante notario. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.

Indicar la dirección física y/o electrónica donde recibirá notificaciones.
El objeto de la petición, caso en cual, deberá ser concreta y precisa, indicado si se trata de una consulta o petición o de un reclamo.
La descripción de los hechos que originan el reclamo, y los soportes documentales que se quieren hacer valer.
Firma del solicitante.

Si la solicitud no es completa, LA EMPRESA, así se lo comunicará al TITULAR dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Habeas Data presentada. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud.

Recibida la consulta o petición, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si se trata de un reclamo, LA EMPRESA dará respuesta a la solicitud en el término de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuere posible dar respuesta dentro del término de quince (15) días hábiles, se le informará al TITULAR de los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros quince (15) días.

LA EMPRESA, documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los TITULARES de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información será tratada conforme a las normas aplicables sobre la materia.

PARAGRAFO. Es de anotar que el agotamiento del presente procedimiento, se constituye en requisito de procedibilidad, para poder elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

X. REGISTRO CENTRAL DE BASES DE DATOS PERSONALES.

LA EMPRESA , como responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, en desarrollo de su actividad empresarial, así como respecto de aquellos en los cuales tenga la calidad de encargado del tratamiento, dispondrá de un registro central en el cual relacionará cada una de las bases de datos contenidas en sus sistemas de información. El registro central de bases de datos personales permitirá:

Inscribir toda base de datos personales contenida en los sistemas de información de LA EMPRESA, a cada base se le asignará un número de registro.
La inscripción de las bases de datos personales indicará: (i) El tipo de dato personal que contiene; (ii) La finalidad y uso previsto de la base de datos; (iii) Identificación del área de LA EMPRESA, que hace el tratamiento de la base de datos; (iv) Sistema de tratamiento empleado (automatizado o manual) en la base de datos; (v) Indicación del nivel y medidas de seguridad que aplican a la base de datos en virtud del tipo de dato personal que contiene; (vi) Ubicación de la base de datos en los sistemas de información de LA EMPRESA ; (vii) El colectivo de personas o grupo de interés cuyos datos están contenidos en la base de datos; (viii) La condición de LA EMPRESA, como RESPONSABLE o ENCARGADO del tratamiento de las bases de datos; (ix) Autorización de comunicación o cesión de la base de datos, si existe; (x) Procedencia de los datos y procedimiento en la obtención del consentimiento; (xi) Funcionario de LA EMPRESA , custodio de la base de datos; (xii) Los demás requisitos que sean aplicables conforme al reglamento de la ley que llegare a expedirse.
De manera mensual se registrará, para efectos de cumplimiento y auditoria, los cambios surtidos en los base de datos personales en relación con los requisitos antes enunciados. En caso de que las bases de datos no hayan sufrido cambios así se dejará constancia por el custodio de la misma.
La ocurrencia e historial de los incidentes de seguridad que se presenten contra alguna de las bases de datos personales custodiados por LA EMPRESA, serán documentados en este registro central.
El registro indicará las sanciones que llegaren a imponerse respecto del uso de la base de datos personales, indicando el origen de la misma.
La cancelación de la base de datos personales será registrada indicando los motivos y las medidas técnicas adoptadas por LA EMPRESA, para hacer efectiva la cancelación.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de LA EMPRESA, en calidad de responsable o encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros.

Datos Personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano.

Tratamiento de datos antes de la relación contractual. LA EMPRESA, tratará los datos personales de sus empleados, contratistas, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios, así:
Tratamiento antes de la relación laboral. LA EMPRESA, informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.
LA EMPRESA, una vez agote el proceso de selección, informará el resultado negativo y entregará a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados, salvo que los TITULARES de los datos por escrito autoricen la destrucción de los mismos, cuando el TITULAR del dato no sea seleccionado.
La información obtenida por LA EMPRESA, respecto de quienes no fueron seleccionados, resultados de las pruebas psicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.
LA EMPRESA, cuando contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso.
Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en LA EMPRESA, serán almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible.
La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de LA EMPRESA, y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.
Tratamiento de datos durante la relación contractual.

LA EMPRESA, almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el Área de Relaciones Laborales y con la finalidad de administrar la relación contractual entre LA EMPRESA, y el empleado.

El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido en LA EMPRESA, El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a la Vicepresidencia Legal y Sostenibilidad evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.

Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual.

Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, LA EMPRESA, procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles.

LA EMPRESA, tiene prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus TITULARES. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del TITULAR del dato personal.

Tratamiento de datos personales de Accionistas.

Los datos e información personal de las personas físicas que llegaren a tener la condición de accionista de LA EMPRESA, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal.

En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme las normas contenidas en el Código de Comercio que regulan la materia. LA EMPRESA, solo usará los datos personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente.

Tratamiento de datos personales de Proveedores.

LA EMPRESA, solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a LA EMPRESA , por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor persona física consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

LA EMPRESA, recolectará de sus proveedores los datos personales de los empleados de éste, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.

Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por LA EMPRESA, tendrá como única finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, LA EMPRESA , podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.

Cuando LA EMPRESA, entregue datos de sus empleados a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en esta norma. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. LA EMPRESA, verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

Tratamiento de datos personales en procesos de contratación.

Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con LA EMPRESA, accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados de LA EMPRESA, y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en esta norma, así como las medidas de seguridad que le indique LA EMPRESA, según el tipo de dato de carácter personal tratado.

Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. LA EMPRESA, verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad del tratamiento.

Tratamiento de datos personales de la comunidad en general.

La recolección de datos de personas físicas que LA EMPRESA , trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, bien sea consecuencia de responsabilidad social empresarial o de cualquiera otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en esta norma.

Para el efecto, previamente LA EMPRESA, informará y obtendrá la autorización de los TITULARES de los datos en los documentos e instrumentos que utilice para el efecto y relacionados con estas actividades.

En cada uno de los casos antes descritos, las áreas de la organización que desarrollen los procesos de negocios en los que se involucren datos de carácter personal, deberán considerar en sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectiva la norma aquí adoptada, además de prevenir posibles sanciones legales.

XII. PROHIBICIONES

En desarrollo de esta norma de seguridad de la información personal de LA EMPRESA, establece las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.

LA EMPRESA, prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del TITULAR del dato personal y/o de LA EMPRESA

El incumplimiento de esta prohibición por parte de los empleados de LA EMPRESA , será considerado como falta grave, que podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral.

Lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar. El incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con LA EMPRESA, será considerada como causa grave para dar terminación al contrato, sin perjuicio de las acciones a que haya lugar.

En los contratos con los proveedores, donde el objeto contratado tenga relación con datos personales, se pactará una previsión en relación con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a LA EMPRESA, como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente y negligente del proveedor.

LA EMPRESA, prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del TITULAR del dato o sin autorización de LA EMPRESA, La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales de LA EMPRESA, y contar con la autorización del custodio de la base de datos.
LA EMPRESA, prohíbe el acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditoría en aplicación de la norma sobre el buen uso de los recursos informáticos de la organización y/u otras normas expedidas por LA EMPRESA, para estos fines.

Los datos sensibles que se identifiquen serán informados al TITULAR de los mismos, con el fin de este proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opción, LA EMPRESA, procederá a eliminarlos de manera segura.

LA EMPRESA, prohíbe a los destinatarios de esta norma cualquiera tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos informáticos 1273 de 2009. Salvo que se cuente con la autorización del TITULAR del dato y/o de LA EMPRESA, según el caso.
LA EMPRESA, prohíbe el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales. Todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de los datos de los menores, se deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia.

TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS.

Está prohibida la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio. De manera excepcional se podrán realizar transferencias internacionales de datos por LA EMPRESA, cuando:

El TITULAR del dato haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para realizar la transferencia.
La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el TITULAR y LA EMPRESA, como responsable y/o encargado del tratamiento.
Se trate de transferencias bancarias y bursátiles acorde con la legislación aplicable a dichas transacciones.
Se trate de transferencia de datos en el marco de tratados internacionales que hagan parte del ordenamiento jurídico colombiano.
Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar un interés público.

Al momento de presentarse una transferencia internacional de datos personales, previo envío o recepción de los mismos, LA EMPRESA , suscribirá los acuerdos que regulen en detalle las obligaciones, cargas y deberes que surgen para las partes intervinientes.

Los acuerdos o contratos que se celebren deberán atender lo dispuesto en esta norma, así como en la legislación y jurisprudencia que fuera aplicable en materia de protección de datos personales.

Corresponderá a la Gerencia aprobar los acuerdos o contratos que conlleven una transferencia internacional de datos personales, atendiendo como directrices los principios aplicables y recogidos en esta norma. Así mismo le corresponderá hacer las consultas pertinentes ante la Superintendencia de Industria y Comercio para asegurar la circunstancia de “país seguro” en relación con el territorio de destino y/o procedencia de los datos.

XIV. ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA PROTECCION DE DATOS PERSONALES.

La responsabilidad en el adecuado tratamiento de datos personales al interior de LA EMPRESA, está en cabeza de todos sus empleados, administradores y accionistas, y general de toda persona que directa o indirectamente se vincule con LA EMPRESA.

En consecuencia, al interior de cada área que maneje los procesos de negocios que involucren tratamiento de datos personales, se adoptaran las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la presente norma, dada su condición de custodios de la información personal que contenida en los sistemas de información de LA EMPRESA

En caso de duda respecto del tratamiento de los datos personales, se acudirá al área responsable de la seguridad de la información y/o a la Gerencia para que indiquen la directriz a seguir, según el caso.

XV. TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL

En el tratamiento de datos personales que realiza LA EMPRESA, la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, LA EMPRESA, procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.

XVI. MEDIDAS DE SEGURIDAD

En el tratamiento de los datos personales objeto de regulación en esta norma, LA EMPRESA, adoptará medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo que pueda derivar de la criticidad de los datos personales tratados.

En desarrollo del principio de Seguridad de los Datos personales, LA EMPRESA, adoptará una directriz general sobre estas medidas, que serán de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de esta norma.

Es obligación de los destinatarios de esta norma informar a LA EMPRESA, cualquier sospecha que pueda implicar una violación a las medidas de seguridad adoptadas por la organización para proteger los datos personales confiados a ella, así como cualquier tratamiento inadecuado de los mismos, una vez tengan conocimiento de esta situación.

En estos casos, LA EMPRESA, comunicará a la autoridad de control tal situación y procederá a gestionar el respectivo incidente de seguridad respecto de los datos personales, con el fin de establecer las repercusiones jurídicas del mismo, sean estas a nivel penal, laboral, disciplinario o civil.

XVII. PROCEDIMIENTOS Y SANCIONES.

LA EMPRESA, comunica a los destinatarios de esta norma el régimen de sanciones previsto por la Ley 1581 de 2012 en su artículo 23, que materializa los riesgos que se asume por un indebido tratamiento de datos personales:

“ARTICULO 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:

a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.
b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.
c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.”

La notificación de cualquier procedimiento de investigación por parte de cualquier autoridad, relacionado con el tratamiento de datos personales, deberá ser comunicada de manera inmediata a la Gerencia de LA EMPRESA, con el fin de tomar las medidas tendientes a defender el accionar de la entidad y evitar la imposición de las sanciones previstas en la legislación colombiana, en particular las consignadas en el Título VI, Capitulo 3 de la ley 1581 de 2012 antes descritas.

Consecuencia de los riesgos que asume LA EMPRESA , bien en calidad de Responsable y/o Encargado del tratamiento de los datos personales, el incumplimiento de esta norma por parte de sus destinatarios, se considera una falta grave y dará lugar a la terminación del contrato respectivo sin perjuicio de las demás acciones que legalmente procedan.

XVIII. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES.

Cuando las autoridades del Estado soliciten a LA EMPRESA, el acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran. Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los datos personales entregados y los riegos que conllevan su indebido uso e inadecuado tratamiento.

XIX. RESTRICCIONES EN EL USO DE ESTA NORMA

Esta norma de protección de datos personales es para uso exclusivo de LA EMPRESA, por tanto, está prohibida su copia, reproducción, distribución, cesión, publicación, traducción y cualquiera otro uso por persona distinta a LA EMPRESA, en atención al respeto de la propiedad intelectual que ostentan sus creadores así como por razones de seguridad de la información.

XX. NOTIFICACIONES

Para todos los efectos de la presente política de manejo de base de datos, LA EMPRESA tendrá como oficina abierta al público de carácter permanente para recibir todas las peticiones y consultas del TITULAR o todos los avisos, documentos y demás comunicaciones que conforme al presente documento se requieran la siguiente dirección:

Dirección: Cl. 51 #43-62, Itagüí, Barrio los Naranjos

Teléfono: +604 444 1394

Email: info@heladostonny.com

XXI. VIGENCIA

Esta norma ha sido aprobada mediante decisión adoptada por LA EMPRESA, el día 4 de julio de dos mil veinticuatro (2024).